Zasady realizacji pracy zdalnej

Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374; dalej: ustawa COVID-19), w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Praca zdalna w rozumieniu wskazanego przepisu nie powinna być utożsamiana ani z telepracą (która na gruncie art. 675 § 1 Kodeksu pracy stanowi formę regularnego wykonywania pracy poza zakładem pracy), ani z niesformalizowanym, choć znanym rynkowi pracy zjawiskiem tzw. home office, rozumianym jako wykonywanie pracy poza zakładem pracy w sposób okazjonalny. Obie te formy wymagają zgodnej woli obu stron stosunku pracy. Praca zdalna w rozumieniu ustawy COVID-19 jest natomiast formą wykonywania pracy o charakterze nadzwyczajnym, wprowadzaną na czas oznaczony, aby realizować określony cel o charakterze publicznym, jakim jest przeciwdziałanie COVID-19 na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy.

Co ważne przepis ustawy COVID-19 utraci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy, a więc z dniem 05 września 2020 r.

Komu można powierzać pracę zdalną?

Po pierwsze, podstawową kwestią jest fakt, że nie każdy rodzaj pracy kwalifikuje się do trybu zdalnego. Wykonywanie pracy poza biurem możliwe jest w profesjach typu tłumacz, grafik czy programista. W wielu branżach wymagających osobistej obecności w miejscu pracy ustawa nie będzie mieć zastosowania jak np. w przypadku kierowcy czy kasjera.

Po drugie, praca zdalna, zgodnie z ustawą COVID-19 odnosi się do relacji pracownik–pracodawca, w tym również do pracowników, do których znajdują zastosowanie przepisy odmienne niż Kodeks pracy – na podstawie art. 5 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, praca zdalna znajduje zastosowanie odpowiednio do pracodawcy-użytkownika i pracownika tymczasowego. Nie ma zastosowania natomiast do relacji cywilnoprawnych, w tym umów z osobami wykonującymi pracę zarobkową inną niż pracownicy.

Praca zdalna może być również powierzona odpowiednio funkcjonariuszom służb wymienionych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin.

Ustawa o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw (dalej: Tarcza 4.0) nie wprowadza w art. 58 pkt 1 żadnych zmian w kwestii pracy zdalnej funkcjonariuszy.

Znalazł się tam jednak zapis o tym, że praca zdalna może być powierzona, jeżeli pracownik ma umiejętności do wykonywania takiej pracy. Umiejętność obsługi komputera i różnych aplikacji do np. komunikacji czy ewidencjonowania czasu pracy przez pracownika może okazać się niezbędna, a jej nieposiadanie okazać się przeszkodą do powierzenia pracy zdalnej.

Warunki pracy i sprzęt przy wykonywaniu pracy zdalnej

Pomimo tego, że wprowadzona została pracy zdalna to nie zostały określone takie kwestie, jak warunki pracy i sprzęt.

Przepisy ustawy COVID-19 nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej. Jednak w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej. Z ustawy COVID-19 wynika, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej poza miejscem jej stałego wykonywania, a więc również w miejscu innym niż dom pracownika.

Pracownik wykonujący pracę zdalną powinien otrzymać od pracodawcy narzędzia niezbędne do pracy. Pracownik może wyrazić zgodę na wykorzystanie w tym celu mienia prywatnego (co naturalnie może wywołać potrzebę uregulowania kosztów wykorzystania takiego mienia), ale nie powinien ponosić odpowiedzialności porządkowej za odmowę wykorzystania prywatnego mienia jako narzędzia pracy.

Tarcza 4.0 wprowadza w tym zakresie istotne zmiany:

• wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności, możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy,
• środki pracy i materiały do pracy potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca,
• przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać środków pracy niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Ocena rezultatów pracy

Dokumentowanie rezultatów pracy zdalnej nie jest uregulowane w ustawie COVID-19, jest to więc wyłącznie kwestia uzgodnień pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem np. w regulaminie pracy zdalnej.

W Tarczy 4.0 zostało to już jednak doprecyzowane:

• na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania,
• pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną we wskazanym poleceniu.

Komunikacja

Praca zdalna jest bezpośrednio związana z korzystaniem z różnych środków komunikacji na odległość takich jak telefon, poczta e-mail, komunikatory, itd. Nigdzie w przepisach ustawy COVID-19 jak i Tarczy 4.0 nie są te kwestie uregulowane. Należy więc opracowywać politykę bezpieczeństwa pracy zdalnej, która określi podstawowe zasady komunikacji.

Zasady zachowania poufności informacji

Bez wątpienia należy ustalić jaki wpływ ma praca zdalna na procedury i dokumenty wewnętrzne organizacji dotyczące przetwarzania danych osobowych. W szczególności chodzi o odpowiedź na pytanie, czy taka zmiana organizacji pracy wymusza na administratorach:

• wdrożenie nowych środków technicznych i organizacyjnych w zakresie bezpieczeństwa danych,
• zmianę wewnętrznej dokumentacji przetwarzania danych osobowych (zmianę polityki ochrony danych lub modyfikację/wprowadzenie szczegółowych polityk, instrukcji),
  zmianę lub nadanie nowych upoważnień do przetwarzania danych,
• zmianę lub konieczność zawarcia nowych umów powierzenia przetwarzania danych,
• przeprowadzenie ponownej analizy ryzyka w ramach oceny skutków dla ochrony danych.

Wydawanie i korzystanie ze sprzętów firmowych

Zarówno ustawa COVID-19 jak i Tarcza 4.0. nie regulują kwestii ponoszenia kosztów pracy zdalnej. Obowiązek doposażenia stanowiska pracy pracownika dla potrzeb spełniania wymogów BHP obciąża pracodawcę, brak jest wyraźnych podstaw prawnych, by twierdzić, iż pracodawca jest zobowiązany do pokrywania zwiększonych kosztów zużycia mediów. Pracownik, który na skutek pracy zdalnej poniósł zwiększone koszty mediów, które poza warunkami pracy zdalnej obciążałyby pracodawcę, może jednak dysponować względem pracodawcy roszczeniem opartym na przepisach o bezpodstawnym wzbogaceniu.

W Tarczy 4.0 jedynie zostało wskazane, że środki pracy i materiały do pracy potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Nadto, pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej oraz za wypadki przy tej pracy tylko w zakresie związanym z zapewnionymi przez siebie środkami pracy lub materiałami do pracy. W związku z tym zapisem pojawia się szereg wątpliwości związanych z zachowaniem zasad BHP w domu pracownika.

BHP a praca zdalna

Jak wspomniano wcześniej praca zdalna może być powierzona, jeżeli pracownik posiada możliwości lokalowej takiej pracy. Wydaje się, że pracownik, który zgłosi pracodawcy, że nie dysponuje we własnym mieszkaniu odpowiednim miejscem do pracy zdalnej, nadal będzie mógł świadczyć taką pracę, o ile pracodawca zapewni takie warunki np. poprzez najem biurka od firmy coworkingowej.

Jak zapewnić zatem bezpieczne warunki pracy np. w mieszkaniu pracownika?

Zgodnie z art. 207 Kodeksu pracy pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Pracodawca nadto jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Pracownik z drugiej strony ma obowiązek dostosowania się do poleceń pracodawcy.

Niezbędnym krokiem każdego pracodawcy będzie zatem poinformowanie pracowników o zasadach BHP poprzez np. przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia. Przepisy tarczy 4.0 ograniczają zakres odpowiedzialności pracodawców do zapewnionych przez nich środków i materiałów do pracy. Warto jednak uregulować te kwestie w regulaminie pracy zdalnej, gdyż brak odpowiednich zapisów ustawowych powoduje pewne niejasności np. w razie wypadku przy pracy.

Świadcząc pracę w zakładzie pracy – stacjonarnie – potknięcie się czy poparzenie gorącą kawą jest traktowane jako wypadek przy pracy. W przypadku pracy zdalnej jest już pewien kłopot z zakwalifikowaniem potknięcia się w domu jako wypadku przy pracy. Nie bez znaczenia jest fakt, że w przypadku „home office” pracodawca nie ma wypływu czy też kontroli nad tym, jakie warunki są w domu pracownika.

Roszczenie pracownika o pracę zdalną?

Na gruncie przepisów tarczy 4.0 pojawia się pytanie czy pracownik chcący wykonywać pracę zdalnie może mieć o to roszczenie do pracodawcy, który takiej pracy polecić pracownikowi nie chce.

Otóż rozpatrując zagadnienie w oparciu o przywołane przepisy BHP pracodawca musi zadbać o to, aby pracownik nie doświadczał lęku czy dyskomfortu w związku ze świadczoną pracą. Z takim lękiem o zdrowie może być do czynienia kiedy praca jest wykonywana w dużym skupisku ludzi. Jeżeli pracodawca ma możliwości, a praca jest tego rodzaju, że może być świadczona zdalnie to sąd może się przychylić do argumentacji pracownika. Zwłaszcza, jeżeli nastąpi sytuacja, kiedy we wspólnej przestrzeni pracujących pojawi się osoba chora. W takiej sytuacji pracownik będzie miał na gruncie art. 210 Kodeksu pracy nawet możliwość powstrzymania się od wykonywania pracy.

Zasady odwoływania z pracy zdalnej

Zgodnie z ustawa COVID-19, podobnie jak w przypadku wprowadzania pracy zdalnej, pracodawca dysponuje stosunkowo szeroką swobodą decyzyjną w kwestii decyzji o odwołaniu pracy zdalnej lub jej modyfikowania. Niemniej, nie jest to decyzja uznaniowa – odwołanie zastosowania pracy zdalnej powinno być związane z wystąpieniem istotnej zmiany w zakresie przeciwdziałania COVID-19, lub w kontekście możliwości dalszej realizacji pracy zdalnej. Polecenie pracodawcy podjęte w sposób oczywisty bez związku z taką zmianą może stać się podstawą dla odmowy wykonania polecenia na podstawie art. 100 § 1 Kodeksu pracy jako sprzecznego z prawem.

Natomiast już zgodnie z regulacją Tarczy 4.0. pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Zarówno ustawa COVID-19 jak i Tarcza 4.0 nie wskazują formy odwołania z pracy zdalnej – oznacza to, że odwołanie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron, czyli zarówno pracodawcy, jak i pracownika, byłoby jednak potwierdzenie takiego faktu np. w piśmie skierowanym do pracownika czy służbowym e-mailu.

Podsumowanie

Ze względu na niejasne zasady pracy zdalnej jak np. kwestia rozliczania się z pracownikiem w związku z kosztami poniesionymi przez niego ze względu na pracę na własnym sprzęcie, we własnym mieszkaniu czy kwestie zachowania zasad BHP w mieszkaniu pracownika świadczącego pracę zdalną warto pewne kwestie uregulować aktem wewnętrznym. Należy zwrócić uwagę na takie kwestie jak:

• warunki pracy oraz sprzęty, z których pracownik ma korzystać, aby nie zakłócać skuteczności swojej pracy (uwaga: pracodawca może zapytać pracownika jakie są jego warunki mieszkalne, ile osób z nim mieszka, czy są dzieci, itp.),
• weryfikacja pracy, a więc zasady oceniania rezultatów pracy (sposoby kontroli pracy wykonanej przez pracownika) oraz ustalenie sposobu ewidencji czasu pracy,
• komunikacja online (jak często i jakimi narzędziami będziemy się posługiwać podczas spotkań online),
• zasady zachowania poufności informacji (warto, aby pracodawcy zrewidowali to, czy nie potrzeba uzupełnić polityki ochrony danych osobowych w firmie),
• wydawanie i korzystanie ze sprzętów firmowych (niektórzy pracodawcy proponują nawet refundację kosztów dostępu do Internetu czy wypożyczają pracownikom krzesła i monitory ekranowe z zakładu pracy),
• zasady polecania i odwoływania z pracy zdalnej (można spisać np. przypadki, w których odwołanie pracownika z pracy zdalnej będzie następowało, a także formę w jakiej będzie to komunikowane).