REGULAMIN UCZESTNICTWA W WYDARZENIU
„Future-proofing your business in a changing demographic and AI landscape”
Wersja: 1.0 | Data: 27.02.2026
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w konferencji biznesowej „Future-proofing your business in a changing demographic and AI landscape” („Wydarzenie”).
2. Organizatorem Wydarzenia jest Stowarzyszenie Klaster ICT Pomorze Zachodnie („Organizator”) z siedzibą przy ul. Niemierzyńskiej 17a, 71-441 Szczecin. Wydarzenie jest organizowane wspólnie z ERYK IT sp. z o. o. oraz Centrum Inicjatyw Gospodarczych Urzędu Marszałkowskiego w Szczecinie jako współorganizatorami („Współorganizatorzy”).
3. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny. Uczestnictwo wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie Wydarzenia: https://klaster.it/business-conference/. Dokonanie rejestracji oznacza zawarcie nieodpłatnej umowy na uczestnictwo w Wydarzeniu.
4. Wydarzenie odbywa się w dniu 31 marca 2026 r. w Szczecinie w godzinach 9:00 – 15:00 w sali konferencyjnej „Delfin” w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie przy ul. Piłsudskiego 40.
5. Wydarzenie prowadzone jest w języku angielskim z zapewnionym tłumaczeniem symultanicznym.
6. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Organizatora oraz może być udostępniany w ramach rejestracji.
§ 2. Definicje
1. Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna biorąca udział w Wydarzeniu, która:
1) dokonała rejestracji poprzez Formularz;
2) zaakceptowała Regulamin:
a) wypełniając Formularz
lub
b) potwierdzając obecność na Wydarzeniu podpisem na stosownej liście obecności (najpóźniej w dniu Wydarzenia);
3) otrzymała mailowe potwierdzenie uczestnictwa w Wydarzeniu od Organizatora;
4) potwierdziła swoją obecność na liście obecności prowadzoną przez Organizatora przed wejściem w dniu Wydarzenia. Lista obecności zawiera nastepujace dane: imię i nazwisko oraz podpis Uczestnika.
2. Prelegent – osoba występująca w programie Wydarzenia (w tym moderator, panelista).
3. Formularz – formularz rejestracyjny udostępniony przez Organizatora, o którym mowa w §1 ust. 3 Regulaminu.
4. Miejsce Wydarzenia – obiekt, w którym odbywa się Wydarzenie, o którym mowa w §1 ust. 4 Regulaminu.
§ 3. Rejestracja i zasady udziału
1. Rejestracja odbywa się poprzez wypełnienie Formularza. Liczba Uczestników Wydarzenia jest ograniczona, a o udziale w Wydarzeniu decyduje kolejność rejestracji. Termin rejestracji upływa z chwilą wyczerpania limitu, chyba że Organizator przedłuży rejestrację. Potwierdzenie rejestracji zostanie przesłane na adres e-mail wskazany w Formularzu.
2. Organizator może odmówić udziału lub wyprosić Uczestnika z Miejsca Wydarzenia w przypadku naruszenia Regulaminu lub zasad bezpieczeństwa obowiązujących w Miejscu Wydarzenia.
3. Organizator zastrzega możliwość zmiany programu (agenda), kolejności wystąpień oraz listy Prelegentów z przyczyn organizacyjnych lub niezależnych.
§ 4. Zasady porządkowe i bezpieczeństwo
1. Uczestnicy są zobowiązani do stosowania się do poleceń obsługi Wydarzenia oraz do regulaminu porządkowego obowiązującego w Miejsca Wydarzenia.
2. W trakcie Wydarzenia obowiązuje zakaz zachowań zakłócających przebieg spotkania, w szczególności agresji, mowy nienawiści, nękania, działań sprzecznych z prawem lub dobrymi obyczajami.
3. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie na terenie Miejsca Wydarzenia.
§ 5. Zdjęcia i nagrania (foto/wideo)
1. Podczas Wydarzenia mogą być wykonywane zdjęcia i nagrania wideo w celu przygotowania relacji z Wydarzenia oraz promocji działań Organizatora i Współorganizatorów.
2. Organizator publikuje głównie ogólne ujęcia reportażowe (np. sala, publiczność jako element większej całości), w związku z tym rozpowszechnianie wizerunku Uczestników w takich ujęciach nie wymaga zezwolenia z uwagi na art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, który stanowi, że zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
1) osoby, która stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, publiczna impreza, wykład czy krajobraz (zdjęcia ogólne sal konferencyjnych, publiczności, kuluarów);
2) osoby powszechnie znanej, a wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych (w tym zawodowych lub społecznych) podczas Wydarzenia.
3. Jeżeli jednak wizerunek Uczestnika miałby zostać wykorzystany w sposób zbliżeniowy/portretowy lub w taki sposób, że Uczestnik stanowi główny element kadru (a nie jedynie tło), Organizator co do zasady zaniecha publikacji takiego materiału albo pozyska stosowne zezwolenie/zgodę w zależności od okoliczności (dotyczy to w szczególności wizerunku Prelegentów).
4. Uczestnikom nie wolno nagrywać całych wystąpień ani utrwalać i rozpowszechniać wizerunku innych osób w sposób naruszający ich prawa, chyba że wynika to z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub uzyskano uprzednią zgodę osoby nagrywanej oraz Organizatora.
§ 6. Dane osobowe
1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych (w tym cele, podstawy prawne, odbiorcy i prawa osób) znajdują się w skróconej klauzuli informacyjnej w Formularzu oraz w Polityce prywatności Organizatora dostępnej pod adresem: https://klaster.it/o-nas/rodo/.
2. Z uwagi na współorganizowanie Wydarzenia, lista obecności, o której mowa w §2 ust. 1 pkt 4 Regulaminu, zostanie przekazana Urzędowi Marszałkowskiemu jako odrębnemu administratorowi danych w celu realizacji zobowiązań organizacyjnych i rozliczeniowych wynikających z ustaleń między Organizatorem a Urzędem.
§ 7. Reklamacje i kontakt
1. Uwagi dotyczące organizacji Wydarzenia można zgłaszać na adres e-mail: biuro@klaster.it.
2. Organizator udziela odpowiedzi w rozsądnym terminie, z uwzględnieniem charakteru zgłoszenia.
§ 8. Postanowienia końcowe
1. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (w szczególności organizacyjnych lub prawnych). Aktualna wersja Regulaminu jest publikowana na stronie Organizatora.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji.