→ Klastrowa Kawa Online: praca…podczas urlopu (?) [25.07.2024]
Podczas naszego spotkania rozmawialiśmy o…urlopach 🙂 Temat niezwykle aktualny, gdyż obecnie większość z nas jest albo za chwilę będzie na urlopie wypoczynkowym.
Odpowiedzieliśmy sobie na wiele pytań, a przede wszystkim na jedno główne: Czy mamy w naszych firmach jakieś procedury przedurlopowe, by uniknąć sytuacji, w której dzwonimy do pracownika (podczas jego urlopu) z pytaniem dot. pracy?
Nasze firmy podzieliły się wieloma dobrymi praktykami, zarówno w kontekście tworzenia zasad, czyli tzw. procedur przedurlopowych, jak i samych doświadczeń z nagłymi „awaryjnymi sytuacjami” podczas czyjegoś urlopu.
W ramach procedury przedurlopowej, nasze firmy często prowadzą następujące działania:
- kodyfikują swoją wiedzę, to jest cały workflow pracy i zadań pracownika (tego, który wybiera się na urlop) jest wcześniej rozpisany wraz z dostępami i linkami do dokumentów ważnych dla realizacji zadań – ułatwia to innym szybsze „wejście w temat”,
- wcześniej, już przy uzgadnianiu urlopu, wskazywane są konkretne osoby, które zastąpią pracownika podczas urlopu w wybranych tematach (jedna z firm ma nawet na to specjalny punkt w swoim formularzu urlopowym, który składa pracownik, gdy zgłasza urlop), w tym: zadbanie o kwestie podpisywania dokumentów za pracownika będącego na urlopie,
- zadbanie o to, by poinformować klienta o urlopie pracownika i w miarę możliwości przedstawić mu wcześniej zastępstwo urlopowanego pracownika,
- prowadzenie i aktualizowanie formularza do zapisów urlopów i dbanie o to, by urlopy pracowników o podobnych rolach i kompetencjach nie pokrywały się ze sobą (w tym samym czasie).
Ponadto, poruszyliśmy temat delegowania władzy i zaufania do współpracowników, jako fundamenty dobrego przekazywania zadań i odpowiedzialności innym. Istotną kwestią jest również pilnowanie tego, by…pracownicy wykorzystywali swoje urlopy. Sytuacja, w której nagle połowa zespołu musi wykorzystać swój zaległy urlop z zeszłego roku w jednym czasie (to jest na ostatnią chwilę), może skutecznie sparaliżować organizację… W naszej rozmowie pojawiło się również hasło: wypalenie zawodowe, w kontekście dbania o spokój naszych pracowników, będących na urlopie. Każdy musi odpocząć, by z nową energią wrócić do pracy 🙂
Kwestie tego, ile dni wcześniej należy taki urlop zgłosić pracodawcy, są już rzeczą indywidualną u naszych firm, ale z reguły kilka miesięcy wcześniej – z możliwością modyfikacji/aktualizacji kilka tygodni przed.
Dziękujemy za dobrą rozmowę o poranku i życzymy Wam wspaniałych urlopów i naładowania „baterii” na 100% 🙂
Do zobaczenia podczas następnej kawy/śniadania we wrześniu.